Häufige Fragen

Diese Fragen können Sie jedem Anbieter stellen:

• Woher kommen die Daten, und sind sie lizenziert?
• Wie aktuell ist der Stand, und steht das Datum im Bericht?
• Was passiert, wenn eine Quelle nicht erreichbar ist?
• Lässt sich der Prüfbericht nachträglich auf Echtheit prüfen?
• Gibt es Einrichtungsgebühren oder lange Laufzeiten?
• Arbeitet der Test mit echten Daten?
• Werden mehrere Punkte in einer Prüfung abgedeckt: Register, Insolvenz, Liquidation, Sanktionen, USt-IdNr. und IBAN?

Das haben wir uns für Valifex zur Aufgabe gemacht.

Valifex prüft einen Geschäftspartner in einem Schritt:

• die USt-IdNr. mit qualifizierter Bestätigung über das Bundeszentralamt für Steuern (BZSt) bzw. das EU-System VIES, Schweizer UID über das UID-Register
• Handelsregisterdaten deutscher Unternehmen: Firma, Rechtsform, Registergericht, Registernummer, Kapital und vertretungsberechtigte Personen
• die neuesten Registerbekanntmachungen sowie Hinweise auf Insolvenz und Liquidation
• die Sanktionslisten der EU, der UN, der USA, des Vereinigten Königreichs und der Schweiz
• die Plausibilität von IBAN und LEI sowie das Impressum auf der Website des Partners

Das Ergebnis sehen Sie in Grün, Gelb oder Rot und erhalten es als PDF-Prüfbericht mit Prüfnummer.

Grau heißt: nicht geprüft. Die Quelle für diesen Punkt war zum Prüfzeitpunkt nicht erreichbar. Valifex zeigt dann bewusst kein Grün, denn ein Punkt, der nicht geprüft werden konnte, ist nicht unauffällig.

Bitte prüfen Sie den Punkt später erneut oder direkt bei der jeweiligen Quelle. Im Prüfbericht steht Grau mit Quelle und Zeitpunkt.

Eine Sanktionslistenprüfung ist ein wichtiger Teil, sagt aber nichts darüber, ob es die Firma so gibt und ob ein Insolvenzverfahren oder eine Liquidation läuft. Valifex prüft deshalb in einem Schritt zusätzlich:

• Unternehmensdaten aus dem Handelsregister: Firma, Rechtsform, Registergericht, Registernummer und Vertretung
• Hinweise auf Insolvenz und Liquidation
• die USt-IdNr.
• die Plausibilität der IBAN
• 5 Sanktionslisten: EU, UN, USA (OFAC), Vereinigtes Königreich (FCDO) und Schweiz (SECO)

Alles steht in einem PDF-Prüfbericht mit Prüfsumme, den Sie online verifizieren können.

Aus öffentlichen Registern und Listen sowie von einem lizenzierten Datenanbieter für Handelsregisterdaten und Registerbekanntmachungen. Im Einzelnen: BZSt und VIES (EU-Kommission) für die USt-IdNr., insolvenzbekanntmachungen.de, der Bundesanzeiger für Finanzkennzahlen auf Abruf, GLEIF für den LEI, die Bankleitzahlendatei der Deutschen Bundesbank sowie die Sanktionslisten von EU, UN, USA (OFAC), dem Vereinigten Königreich (FCDO) und der Schweiz (SECO).

Sanktionslisten und Bankleitzahlen gleichen wir lokal auf unserem Server ab, dabei gehen keine Daten an Dritte. Maßgeblich bleibt immer der Eintrag im jeweiligen Register.

Eine Prüfung ist die vollständige Prüfung eines Unternehmens mit PDF-Prüfbericht. Ein Kurzcheck stuft ein Unternehmen nur in unauffällig, prüfen oder kritisch ein, ohne Bericht, und zählt als halbe Prüfung. Jede Zeile einer Listenprüfung zählt als Kurzcheck. Der Abruf von Finanzkennzahlen zählt als eine Prüfung.

Ab dem Tarif Komfort nehmen wir geprüfte Firmen im Rahmen Ihres Überwachungskontingents automatisch in die Überwachung auf. Die Sanktionslisten gleichen wir täglich ab, Registerdaten und Insolvenzhinweise je nach Tarif monatlich (Komfort) oder wöchentlich (Premium und Business).

Wir informieren Sie nur, wenn sich etwas ändert, zum Beispiel bei Insolvenz, Liquidation, Löschung, Sanktionstreffer, neuem Sitz oder neuer Geschäftsführung. Den Änderungsverlauf können Sie als CSV herunterladen. Firmen lassen sich jederzeit entfernen, weitere 100 Firmen kosten 49 € im Monat.

Das melden wir Ihnen:

Wir informieren Sie, sobald sich bei einem überwachten Partner etwas ändert, zum Beispiel:

• Insolvenzbekanntmachung oder neuer Insolvenzhinweis
• Liquidation
• Löschung im Register, Firma erloschen
• USt-IdNr. nicht mehr gültig
• Neuer Treffer auf einer Sanktionsliste
• Neue Registerbekanntmachung
• Änderung in Geschäftsführung oder Vertretung (neu eingetragen, ausgeschieden, neue Rolle)
• Name geändert
• Adresse oder Sitz geändert
• USt-IdNr. wieder gültig
• Kein Treffer mehr auf den Sanktionslisten

Die Einstufung sehen Sie in der App. Sie werden nur benachrichtigt, wenn sich etwas geändert hat.

Ja. Im Prüfmodus „Nur USt-IdNr.“ prüft Valifex allein die Nummer bei VIES bzw. dem BZSt, ohne Registerabruf. Das Ergebnis zeigt „gültig“ und die Firma laut VIES.

Ist eine Quelle kurzzeitig nicht erreichbar, zeigt Valifex einen Hinweis und den Punkt grau. Sie können die Nummer dann später mit einem Klick erneut prüfen.

Oben stehen Firma, Prüfzeitpunkt und eingegebene Anschrift. Danach folgen die USt-IdNr. mit „gültig“ und der Firma laut VIES, der Handelsregistereintrag mit Status und der Zeile „Sitz laut Handelsregister“, die Sanktionslisten je Liste und weitere Prüfpunkte je nach Tarif. Am Ende steht der Kasten „Umfang und Grenzen dieser Prüfung“, in der Fußzeile die Prüfnummer und die Prüfsumme.

Ab dem Tarif Premium erhalten Sie zu Ihrer Partner-Überwachung einen Monatsbericht: alle Änderungen des Vormonats mit Datum und der Stand jeder überwachten Firma, als PDF in der App. Am 1. des Monats senden wir Ihnen eine Zusammenfassung per E-Mail. Die E-Mail können Sie in der App abbestellen.

Drei Zusätze:

• Verflechtungen der Geschäftsführung: weitere Firmen der Geschäftsführer mit Status und Gründung, bis zu 5 Personen je Prüfung, in der Einzelprüfung und im PDF. Hinweise erscheinen neutral und gelb, nur aus Registerdaten.
• Registerveränderungen in der Partner-Überwachung: Sitzverlegung, Umfirmierung, Kapitaländerung und Liquidation als klarer Satz in der E-Mail, dazu ein Hinweis bei auffälliger Änderungshäufung innerhalb von 6 Monaten.
• Bestandsrisiko auf einen Blick: alle überwachten Partner mit Status, sortierbar nach Status, Name oder letzter Änderung.

Jeder PDF-Prüfbericht erhält eine Prüfnummer. Unter Protokoll verifizieren kann jede Person mit der Prüfnummer feststellen, ob ein Bericht echt und unverändert ist. Das PDF wird dafür nicht hochgeladen, Ihr Browser berechnet nur einen digitalen Fingerabdruck.

Den Eintrag zur Prüfnummer speichern wir 2 Jahre aktiv. Danach wird er eingeschränkt archiviert und nur noch für die Echtheitsprüfung genutzt, spätestens 10 Jahre nach Ausstellung wird er gelöscht. Den Bericht selbst legen Sie in Ihrer eigenen Ablage ab.

In Deutschland. Die Web-App und alle Prüfungen laufen bei der netcup GmbH (Karlsruhe) im Rechenzentrum Nürnberg. Die Website liegt beim deutschen Anbieter ALL-INKL.COM. Mit beiden besteht ein Vertrag zur Auftragsverarbeitung. Eine Übermittlung in Länder außerhalb der EU findet nicht statt.

So wenig wie möglich. Ihre Prüfergebnisse und der Prüfverlauf liegen in Ihrem Browser bzw. auf Ihrem Gerät. Auf unserem Server speichern wir:

• zu jeder Prüfnummer Zeitpunkt, geprüftes Unternehmen, Auftraggeber und den Fingerabdruck des PDFs, nicht aber den Inhalt des Berichts
• einen kurzen Zwischenspeicher der Registerantworten (Fristen in der Datenschutzerklärung)
• Nutzungszähler für Ihr Kontingent ohne Inhalte
• bei der Überwachung die Liste der überwachten Firmen und deren letzten Stand

Website und Web-App setzen keine Cookies und kein Tracking ein. Eine Vorlage für den Vertrag zur Auftragsverarbeitung erhalten Sie auf Anfrage. Einzelheiten stehen in der Datenschutzerklärung.

Ja. Der Testzugang umfasst 20 Prüfungen in 14 Tagen, ohne Zahlungsangabe. Er endet automatisch, es entsteht kein Abo. Je Unternehmen gibt es einen Testzugang.

Per Rechnung, zahlbar innerhalb von 14 Tagen ohne Abzug, mit 2 % Skonto bei Zahlung innerhalb von 7 Tagen, per Vorkasse (Überweisung) oder per SEPA-Firmenlastschrift. Sie bestellen direkt in der App, Ihren Lizenzschlüssel erhalten Sie sofort in der App und per E-Mail. Bei jährlicher Zahlung zahlen Sie 11 Monatspreise für 12 Monate. Alle Preise sind Festpreise in Euro, die Übersicht finden Sie unter Preise.

Die App weist Sie bei 80 % und bei 100 % darauf hin. Danach sind zunächst keine weiteren Prüfungen möglich. Wenn Sie möchten, schalten Sie für den laufenden Monat Zusatzprüfungen frei: 1,50 € je Vollprüfung und 0,75 € je Kurzcheck, höchstens bis zum doppelten Kontingent. Ohne Ihre Freischaltung entstehen keine Zusatzkosten.

Sie haben die Wahl: Den Monatstarif können Sie zum Ende jedes Kalendermonats kündigen. Der Jahrestarif läuft fest 12 Monate; Sie zahlen im Voraus und sparen einen Monatspreis. Danach endet er automatisch, ohne Verlängerung und ohne Kündigung. Einige Tage vor Ablauf erinnern wir Sie per E-Mail und Sie können verlängern. Eine vorzeitige Kündigung des Jahrestarifs ist nicht möglich.

Den Monatstarif können Sie zum Ende jedes Kalendermonats kündigen. Der Jahrestarif läuft fest 12 Monate und endet danach, ohne dass Sie kündigen müssen. Einige Tage vor Ablauf erinnern wir Sie per E-Mail und Sie können verlängern. Eine E-Mail an rechnung@valifex.de genügt.

Ein Wechsel in einen höheren Tarif gilt sofort, der Unterschied wird für den laufenden Monat anteilig berechnet. Ein Wechsel in einen kleineren Tarif gilt zum Ende des laufenden Abrechnungsmonats, beim Jahrestarif zum Ende der Laufzeit.

• keine Auskunftei
• keine Bonitätsprognose und keine Scores
• keine Rechtsberatung

Valifex zeigt Ihnen, was die Quellen zum Prüfzeitpunkt sagen. Die Entscheidung bleibt bei Ihnen.

Valifex ist keine Auskunftei und erstellt keine Bonitätsbewertung oder Scores. Eine Prüfung auf politisch exponierte Personen (PEP) bieten wir derzeit nicht an.

Grün bedeutet: Die geprüften Punkte waren zum Prüfzeitpunkt unauffällig. Ein Treffer ist ein Hinweis, den Sie selbst bewerten. Jeder Prüfbericht enthält dazu einen Kasten „Umfang und Grenzen dieser Prüfung“.

Nein. Valifex stellt Daten aus den Quellen zusammen und dokumentiert Ihre Prüfung. Die Bewertung im Einzelfall und die Einhaltung Ihrer eigenen Pflichten bleiben bei Ihnen.

Valifex ist ein Unternehmen aus Hennef bei Bonn, Inhaberin ist Laura Scheidt. Sie erreichen uns telefonisch unter 02242 9359284 (Mo. bis Fr. 8.00 bis 17.00 Uhr), per E-Mail an info@valifex.de mit Antwort in der Regel innerhalb eines Werktags oder über das Kontaktformular.