Neue Lieferanten und Kunden sauber anlegen
Die meisten Betrugsfälle mit falschen Firmen und falschen Bankdaten beginnen mit einem unscheinbaren Schritt: der Anlage eines neuen Stammsatzes. Eine kurze, feste Routine schützt vor vielen Fehlern.
Kurz gesagt
- Jeden neuen Partner nach derselben Checkliste prüfen.
- Änderungen der Bankverbindung immer über einen bekannten Kontaktweg bestätigen.
- Ergebnis ablegen, damit Sie die Prüfung später nachweisen können.
Checkliste für die Anlage
- Identität: Firma, Rechtsform und Sitz mit dem Handelsregister abgleichen.
- Steuern: Bei Partnern aus dem EU-Ausland die USt-IdNr. qualifiziert bestätigen lassen.
- Vertretung: Prüfen, ob Ihr Ansprechpartner oder Unterzeichner das Unternehmen vertreten darf.
- Bankverbindung: IBAN auf Plausibilität prüfen und mit dem Land des Partners vergleichen.
- Sanktionen: Firma und, soweit bekannt, Geschäftsführung mit den Sanktionslisten abgleichen.
- Insolvenz: Bekanntmachungen auf Insolvenz oder Liquidation prüfen.
- Website: Impressum mit den Registerdaten vergleichen.
- Ablage: Prüfergebnis mit Datum zum Stammsatz legen.
Vier-Augen-Prinzip
Wer einen Lieferanten anlegt, sollte nicht auch allein Zahlungen an ihn freigeben. Besonders wichtig ist die Trennung bei Änderungen der Bankverbindung. Eine zweite Person bestätigt die Änderung, nachdem sie beim Partner über eine bekannte Telefonnummer nachgefragt hat, nicht über die Nummer aus der E-Mail mit der Änderungsbitte.
Warnsignale für Scheinfirmen
- Das Unternehmen ist sehr jung oder erst kürzlich umgezogen, bestellt aber sofort große Mengen.
- Die Firma auf der Rechnung weicht leicht vom Registereintrag ab.
- Die Website hat kein oder ein unvollständiges Impressum.
- Die Bankverbindung liegt in einem anderen Land als der Sitz.
- Es wird Druck aufgebaut: dringende Zahlung, neue Bankdaten, ungewöhnliche Lieferadresse.
Keines dieser Zeichen beweist einen Betrug. Treten mehrere zusammen auf, lohnt es sich aber, genauer hinzusehen.
Regelmäßig nachprüfen
Ein Partner, der heute unauffällig ist, kann morgen umziehen, die Geschäftsführung wechseln oder Insolvenz anmelden. Prüfen Sie wichtige Partner deshalb nicht nur bei der Anlage, sondern regelmäßig, oder lassen Sie sie überwachen.
Mit Valifex prüfen
Valifex fasst viele dieser Prüfpunkte in einer Prüfung zusammen und dokumentiert das Ergebnis mit Prüfnummer. Kostenlos testen mit 20 Prüfungen in 14 Tagen oder häufige Fragen lesen.
Dieser Artikel gibt einen allgemeinen Überblick, Stand November 2026. Er ist keine Rechts- oder Steuerberatung und ersetzt nicht die Prüfung des Einzelfalls durch Ihre Steuerberatung oder Rechtsberatung.