USt-IdNr. qualifiziert bestätigen lassen
Wer steuerfrei in andere EU-Länder liefert, muss sich auf die USt-IdNr. seines Kunden verlassen können. Die qualifizierte Bestätigung ist dafür der übliche Weg.
Kurz gesagt
- Die einfache Abfrage sagt nur, ob eine Nummer gültig ist.
- Die qualifizierte Abfrage prüft zusätzlich Name und Anschrift.
- Prüfen Sie vor der ersten Lieferung und danach regelmäßig, und legen Sie das Ergebnis ab.
Wozu die USt-IdNr. dient
Die Umsatzsteuer-Identifikationsnummer kennzeichnet Unternehmen im Handel innerhalb der EU. Für eine steuerfreie innergemeinschaftliche Lieferung ist seit 2020 ausdrücklich Voraussetzung, dass der Abnehmer eine gültige USt-IdNr. eines anderen Mitgliedstaats verwendet (§ 6a Abs. 1 UStG). Ist die Nummer falsch oder gehört sie einem anderen Unternehmen, kann die Steuerbefreiung wegfallen. Dann schulden Sie die Umsatzsteuer selbst.
Einfache und qualifizierte Bestätigung
Das Bundeszentralamt für Steuern (BZSt) bestätigt auf Anfrage die Gültigkeit einer USt-IdNr., die ein anderer EU-Staat erteilt hat, sowie den Namen und die Anschrift des Inhabers (§ 18e UStG).
- Einfache Bestätigung: Sie erfahren nur, ob die Nummer zum Abfragezeitpunkt gültig ist.
- Qualifizierte Bestätigung: Zusätzlich werden Firmenname, Ort, Postleitzahl und Straße mit den Daten des anderen Staates abgeglichen. Für jede Angabe erhalten Sie ein Ergebnis: A stimmt überein, B stimmt nicht überein, C nicht angefragt, D vom Mitgliedstaat nicht mitgeteilt.
Nur die qualifizierte Bestätigung zeigt, ob die Nummer wirklich zu dem Unternehmen gehört, mit dem Sie Geschäfte machen. Sie ist deshalb der bessere Nachweis.
VIES: das System der EU
Hinter der Abfrage steht das Mehrwertsteuer-Informationsaustauschsystem VIES der EU-Kommission. Es fragt die Datenbanken der Mitgliedstaaten ab. Nicht jeder Staat übermittelt Name und Anschrift. Fehlen diese Angaben, erhalten Sie das Ergebnis D. Das ist kein Fehler des Kunden, sollte aber notiert werden.
Gutglaubensschutz
Hat ein Kunde falsche Angaben gemacht und konnten Sie das trotz der Sorgfalt eines ordentlichen Kaufmanns nicht erkennen, kann die Lieferung trotzdem als steuerfrei gelten (§ 6a Abs. 4 UStG). Ob dieser Schutz greift, hängt vom Einzelfall ab. Eine dokumentierte qualifizierte Abfrage zum Zeitpunkt der Lieferung ist dafür ein wichtiger Baustein.
Gute Praxis
- Neue Kunden aus dem EU-Ausland vor der ersten Lieferung qualifiziert prüfen.
- Bestehende Kunden regelmäßig erneut prüfen, zum Beispiel monatlich oder vor größeren Aufträgen.
- Ergebnis mit Datum und Uhrzeit ablegen, am besten zusammen mit der Rechnung.
- Bei Ergebnis B den Kunden ansprechen und die Abweichung klären, bevor Sie steuerfrei liefern.
Mit Valifex prüfen
Valifex fasst viele dieser Prüfpunkte in einer Prüfung zusammen und dokumentiert das Ergebnis mit Prüfnummer. Im Prüfmodus „Nur USt-IdNr.“ prüfen Sie allein die Nummer, der Bericht zeigt „gültig“ und die Firma laut VIES. Ist eine Quelle kurzzeitig nicht erreichbar, zeigt Valifex einen Hinweis. Eine erneute Prüfung starten Sie mit einem Klick. Kostenlos testen mit 20 Prüfungen in 14 Tagen oder häufige Fragen lesen.
Dieser Artikel gibt einen allgemeinen Überblick, Stand November 2026. Er ist keine Rechts- oder Steuerberatung und ersetzt nicht die Prüfung des Einzelfalls durch Ihre Steuerberatung oder Rechtsberatung.